Da treffen sich Saskia und Silke auf dem Flur in Paderborn bei Fellowmind Germany. Das Wetter ist grau und ein Kundentermin ist ausgefallen. Spontan ergreifen die beiden die Gelegenheit, diesen Podcast aufzunehmen und die brandneuen Updates von SmartStash vorzustellen: RICHTIG! Das frische Sommer Release 1.11 ist da! Es gibt viele neue verbesserte Funktionen wie den Term-Picker oder Erweiterungen wie Stashes aus Teams-Sites erzeugen. Das alles wird in diesem Podcast unter die Lupe genommen, oder besser, im Fokus der Brillen-Eule "Pulsatrix perspicillata" beleuchtet. ;-) Neugierig? Dann hört einfach rein!

Digitales Wissensmanagement und die Einführung von SmartStash bei impacx

Im SmartStash-Podcast haben wir diesmal einen ganz besonderen Gast. Sabrina Sulz ist Teammanagerin bei der impacx services GmbH und berichtet uns, wie die Einführung unseres Wissensmanagement-Tools SmartStash auf Basis von Microsoft 365 bei impacx geglückt ist.

Sabrina hatte die Aufgabe, das Wissensmanagement und die Koordination der Serviceaufträge bei impacx digital zu vereinfachen. Dafür suchte sie gemeinsam mit ihrem Team ein passendes Tool.

Heute finden die Mitarbeitenden das gebündelte Wissen zu allen Servicevorgängen in einer Oberfläche. Zuvor waren sie gezwungen, sich die nötigen Informationen aus fünf verschiedenen Anwendungen selbst zusammenzusuchen. Dies war umständlich und kostete viel Zeit und Nerven. Jetzt liegt das Wissen verschlankt, gebündelt, übersichtlich strukturiert und immer aktuell in SmartStash. Dazu gehören, neben den klassischen Wissensartikeln, FAQ, News, Listen und Kalender. Auch Mitteilungen, Anweisungen und Kundenanfragen werden direkt über SmartStash gesteuert und können ohne den Umweg über das E-Mailpostfach schnell bearbeitet und dokumentiert werden. SmartStash bietet darüber hinaus zahlreiche Funktionen, die impacx das Informations- und Wissensmanagement erleichtern. Lesebestätigungen garantieren, dass entsprechend eingestufte Inhalte wirklich von den Mitarbeitenden wahrgenommen werden. Über Kommentarfunktionen und Likes können Mitarbeitende direktes Feedback zu den einzelnen Wissensartikeln geben, worüber sich besonders die Redakteurinnen und Redakteure bei impacx freuen.

Vor der Einführung eines neuen Wissensmanagement-Tools, so berichtet Sabrina, wurden u.a. die Wünsche und Anforderungen der Anwendenden eingeholt. Denn schließlich sind sie es, die jeden Tag mit der Oberfläche arbeiten. David Hosni, Modern Work Consultant bei Fellowmind erinnert sich noch gut, dass impacx bereits gut vorbereitet und mit sehr konkreten Anforderungen auf ihn zukam. Teilweise gab es auch für Fellowmind einige Herausforderungen, SmartStash auf die Bedürfnisse impacx weiter anzupassen.

Heute, ein Jahr nach der Einführung, profitieren die Mitarbeitenden von den vielen Vorteilen. Neben einer erhöhten Übersichtlichkeit, wurde vor allem die Wissenspflege und das gesamte Informationsmanagement vereinfacht. Selbst Kunden von impacx können auf das System zugreifen und Informationen einstellen. Zudem gibt Sabrina im Podcast einige persönliche Tipps, worauf Ihr bei einem Wissensmanagement-Projekt achten solltet. Hört einfach rein, es lohnt sich!

Dieses mal freuen wir uns wieder über einen Gast in unserer Reihe "The Queens Stash". Sylvia Steenken, Geschäftsführerin der Beratungsagentur FranchiseForYou unterstützt mittlerweile Franchise-Systeme auch bei der Digitalisierung ihrer Kommunikation und Prozesse. Da kommen wir von Fellowmind mit unserem Wissensmanagement-Tool SmartStash ins Spiel, das direkt auf Microsoft 365 SharePoint Online aufbaut.

Gemeinsam sprechen wir darüber, wann sich welche Digitalisierungsstrategie lohnt. Schließlich haben Franchise-Systeme sehr unterschiedliche Anforderungen. Angepasst an diese kann die Kommunikation und Wissensverteilung über Rollen- und Rechte-Konzepte je nach Konzept sehr zielgerichtet gesteuert werden. Besonders die Informationspflicht und das Nachhalten von gelesenen Informationen über Lesebestätigung sowie die zielgerichtete Wissensverteilung bzw. Geheimhaltung bestimmter Informationen und Rahmenbedingungen sollte jederzeit gewährleitet und rechtlich nachweisbar möglich sein.

Zudem sprechen wir darüber, welche Vorteile ein digitales Franchise-Handbuch hat. Denn heute können Konzept-Inhalte direkt in Microsoft 365 neben Text auch über Videos, Dokumentenablagen, Downloads, Checklisten, Gamification und Learning-Tools vermittelt werden. Besonders die Unterstützung von künstlicher Intelligenz beim Erstellen von Inhalten oder bei Übersetzungen in allen Sprachen, sogar in Videos, bieten viele Vorteile.

Neben gut strukturiertem Wissensmanagement ist die schelle und auf Wunsch zeitlich begrenzte Informationsvermittlung ebenfalls sehr hilfreich. So können beispielsweise Saison-Angebote für Gastronomie-Konzepte oder der Download von Werbematerialien aus dem Intranet heraus gelenkt werden.

Hört einfach rein und erfahrt, welche Vorteile sich Franchise-Konzepte durch digitale Kommunikation und für das Prozessmanagement sichern können.

Hier kommt die Macht, Wissen im Unternehmen neu zu orchestrieren! Unser Wissensmanagement Add-on SmartStash - auf Basis von SharePoint Online - hat ein neues Release bekommen: 𝟏.𝟏𝟎! Und es bringt neben einem frischen Design, auch ein neues Redaktions- und Admin-Center mit.

Das neue Redaktions-Center: Das bisherige Freigabe-Center unserer Wissensmanagement-Lösung SmartStash wurde überarbeitet und verbessert. Es heißt jetzt Redaktions-Center, reagiert schneller und hat an Übersichtlichkeit gewonnen.

Zudem können Prüfungen und Aufgabenkarten von jetzt an gruppiert, gesammelt und neu aufgeteilt werden. Besser filtern, suchen und Aufgaben schneller öffnen und verwalten gehören zu den neuen Vorzügen. Die Tatsache, dass mit dem neuen Release alle, am Wissensmanagementprozess beteiligte Menschen, angezeigt werden und das sie zu den Aufgaben zugeordnet werden können, vereinfacht den Prozess erheblich. Denn Verantwortlichkeiten sind sofort sichtbar. Wer ist Prüferin? Wer ist Freigeber?

Eine klare und ausführliche Dokumentation machen die Zuweisung und Bearbeitung besonders für das Qualitätsmanagement oder für die Verwendung von SmartStash als Integriertes Management System (IMS) jetzt noch schlauer.

Das neue Admin-Center: Revolutionär! Ab jetzt können Fellowmind-Kunden STASHES SELBER ERSTELLEN!!!! Unsere SmartStash Queen Saskia erklärt kurz, warum dies technisch aufwendig war und wie das neue „stashifizieren“ funktioniert. Schließlich muss SmartStash als Add-on auch auf die ganzen Änderungen in der Oberfläche und auf die (Sicherheits-)Updates von Microsoft reagieren können.

Technisch aufwendig war auch die Anpassung der Rollen- und Rechte-Verteilung, denn diese sollte innerhalb von SmartStash problemlos bis in jede Ebene funktionieren und eingrenzbar sein, sodass die Rollen- und Rechte Zuweisung im SmartStash dynamisch anpassbar ist. Auch die Suchauswertungen sind ab jetzt speziell auf SmartStash angepasst, um sehr Kontextbezogen suchen zu können.

Wollt Ihr noch mehr über das Release und über SmartStash also optimale Wissensmanagement-Lösung in Microsoft 365 erfahren? Dann hört rein!

Saskia und Silke sprechen in dieser Podcast-Folge über das neue SmartStash-Release und darüber, was sich in puncto Usability alles verbessert hat, um Wissensmanagement im Unternehmen noch einfacher händelbar zu machen. Beispielsweise sorgt das verbesserte Admin-Center dafür, das Wissensverantwortliche jetzt zentral ausgetauscht werden können. Zudem sprechen wir über das wichtige Rollen- und Rechte-Verständnis. Welche Rollen benötigen Unternehmen oder Organisationen, um gutes Wissensmanagement zu ermöglichen? Und  welche Verantwortlichkeiten sollten dringend festgelegt werden.

Aber natürlich interessiert uns auch, wie künstliche Intelligenz demnächst den Wissensmanagement-Zyklus vereinfachen könnte. Wie wirken sich die KI-Erweiterungen wie beispielsweise Microsoft Copilot in Microsoft 365 auch auf SmartStash aus? Und was wird vermutlich nicht gehen, weil dort einfach der Mensch gefragt ist… Hört rein, es bleibt spannend.

SmartStash ist ein bemerkenswertes Tool für zeitgemäßes Wissensmanagement in der Microsoft 365-Welt. Auf Basis von SharePoint Online lässt sich Wissen strukturiert ablegen, leicht finden und kann bequem aktuell gehalten werden. Doch bis es soweit ist, müssen alte Wissensartikel erst einmal bewerte, sortiert und teilweise sogar neu verfasst werden. Carl Frankone, International Project Manager bei der Schüco International KG, beschreibt im Podcast, wie die Einführung von SmartStash in seinem Fachbereich bei Schüco funktioniert hat, wie das Projekt intern organisiert wurde und warum es die Zusammenarbeit effizienter macht. Wie hilft das Tagging von Artikeln bei der Suche und was macht es so schwierig? Wie bereite ich Wissensartikel so auf, dass sie gerne konsumiert werden? Wieso ist die Verteilung der Rollen und Rechte dabei so unglaublich wichtig?
Hört einfach rein! Es lohnt sich.

Nach kleiner Pause sind wir mit einer brandheißen SmartStash-Folge zurück. Denn unser Entwickungsteam hat tolle neue Updates herausgebracht, die Wissensmanagement in der Microsoft 365-Umgebung noch attraktiver machen. Außerdem ist unsere Modern Work Expertin Christina zurück aus dem Mutterschutz und sie hat sich gewünscht, wieder das SmartStash-Team zu unterstützen. Mit voller Begeisterung berichtet sie uns vom neuen SmartStash-Release. Dabei gibt es Neuerungen im beliebten Compliance-Panel, neue Konfigurations-Methoden über das Admin-Center und sie beschreibt, warum sie die Funktion "zugehörige Dokumente" für Artikel und das Organigramm so sehr schätzt. Voller Begeisterung führen Saskia und Christan Euch durch bekannte, neue und verbesserte Features, die das Wissensmanagement im Unternehmen weiterhin vereinfachen. 

Zudem gehen wir auf die Fragestellung ein, ob SmartStash auch Confluence ablösen könnte und wo die Vor- und Nachteile liegen. Denn nachdem Confluence seine On-Premise Version einstellt, kommt die Cloud Variante aus Compliance- oder Datenschutzgründen und wegen der anspruchsvollen Kostenstruktur der Data Center-Lösung nicht für alle Kunden in Frage. Aber kann SmartStash als Wissensmanagement Add-on auf Basis von SharePoint auch als Unternehmens-Wiki eingesetzt werden?

Im heutigen Podcast feiern wir die „Rückkehr des Königs“ aka Florian Kersting. Er und Saskia berichten über die wertvollen Eindrücke und Impulse, welche sie von den Wissensmanagement Tagen in Stuttgart mitgebracht haben. Unter anderem war dort KI ein heiß diskutiertes Thema, ebenso wie der Klassiker: die Suche nach unstrukturiertem Wissen. Wie Saskia das bewertet und was dies eventuell für SmartStash bedeutet, erfährst du, wenn du reinhörst.

Das 2. Top Thema dieses Podcast sind die drei Säulen von modernem Wissensmanagement. Ganz vorn mit dabei: Wertschätzung. Denn bringt eine Unternehmenskultur keine Wertschätzung den Wissensträgern entgegen, übernehmen diese keine Verantwortung für ihr Wissen und werden es entweder nicht teilen oder nicht pflegen. Weil es eben keinen Sinn macht!

Dieser Podcast ist also ein Appell an alle Unternehmen, die sich mit dem Thema beschäftigen: Sorgt für Wertschätzung! :)

Wir sprechen darüber, wie wir intern und bei Kunden für eben diese Art der Wertschätzung sensibilisieren und welche Ansätze es dazu gibt.

Hör rein!