Digitales Wissensmanagement und die Einführung von SmartStash bei impacx

Im SmartStash-Podcast haben wir diesmal einen ganz besonderen Gast. Sabrina Sulz ist Teammanagerin bei der impacx services GmbH und berichtet uns, wie die Einführung unseres Wissensmanagement-Tools SmartStash auf Basis von Microsoft 365 bei impacx geglückt ist.

Sabrina hatte die Aufgabe, das Wissensmanagement und die Koordination der Serviceaufträge bei impacx digital zu vereinfachen. Dafür suchte sie gemeinsam mit ihrem Team ein passendes Tool.

Heute finden die Mitarbeitenden das gebündelte Wissen zu allen Servicevorgängen in einer Oberfläche. Zuvor waren sie gezwungen, sich die nötigen Informationen aus fünf verschiedenen Anwendungen selbst zusammenzusuchen. Dies war umständlich und kostete viel Zeit und Nerven. Jetzt liegt das Wissen verschlankt, gebündelt, übersichtlich strukturiert und immer aktuell in SmartStash. Dazu gehören, neben den klassischen Wissensartikeln, FAQ, News, Listen und Kalender. Auch Mitteilungen, Anweisungen und Kundenanfragen werden direkt über SmartStash gesteuert und können ohne den Umweg über das E-Mailpostfach schnell bearbeitet und dokumentiert werden. SmartStash bietet darüber hinaus zahlreiche Funktionen, die impacx das Informations- und Wissensmanagement erleichtern. Lesebestätigungen garantieren, dass entsprechend eingestufte Inhalte wirklich von den Mitarbeitenden wahrgenommen werden. Über Kommentarfunktionen und Likes können Mitarbeitende direktes Feedback zu den einzelnen Wissensartikeln geben, worüber sich besonders die Redakteurinnen und Redakteure bei impacx freuen.

Vor der Einführung eines neuen Wissensmanagement-Tools, so berichtet Sabrina, wurden u.a. die Wünsche und Anforderungen der Anwendenden eingeholt. Denn schließlich sind sie es, die jeden Tag mit der Oberfläche arbeiten. David Hosni, Modern Work Consultant bei Fellowmind erinnert sich noch gut, dass impacx bereits gut vorbereitet und mit sehr konkreten Anforderungen auf ihn zukam. Teilweise gab es auch für Fellowmind einige Herausforderungen, SmartStash auf die Bedürfnisse impacx weiter anzupassen.

Heute, ein Jahr nach der Einführung, profitieren die Mitarbeitenden von den vielen Vorteilen. Neben einer erhöhten Übersichtlichkeit, wurde vor allem die Wissenspflege und das gesamte Informationsmanagement vereinfacht. Selbst Kunden von impacx können auf das System zugreifen und Informationen einstellen. Zudem gibt Sabrina im Podcast einige persönliche Tipps, worauf Ihr bei einem Wissensmanagement-Projekt achten solltet. Hört einfach rein, es lohnt sich!