Da treffen sich Saskia und Silke auf dem Flur in Paderborn bei Fellowmind Germany. Das Wetter ist grau und ein Kundentermin ist ausgefallen. Spontan ergreifen die beiden die Gelegenheit, diesen Podcast aufzunehmen und die brandneuen Updates von SmartStash vorzustellen: RICHTIG! Das frische Sommer Release 1.11 ist da! Es gibt viele neue verbesserte Funktionen wie den Term-Picker oder Erweiterungen wie Stashes aus Teams-Sites erzeugen. Das alles wird in diesem Podcast unter die Lupe genommen, oder besser, im Fokus der Brillen-Eule "Pulsatrix perspicillata" beleuchtet. ;-) Neugierig? Dann hört einfach rein!

Digitales Wissensmanagement und die Einführung von SmartStash bei impacx

Im SmartStash-Podcast haben wir diesmal einen ganz besonderen Gast. Sabrina Sulz ist Teammanagerin bei der impacx services GmbH und berichtet uns, wie die Einführung unseres Wissensmanagement-Tools SmartStash auf Basis von Microsoft 365 bei impacx geglückt ist.

Sabrina hatte die Aufgabe, das Wissensmanagement und die Koordination der Serviceaufträge bei impacx digital zu vereinfachen. Dafür suchte sie gemeinsam mit ihrem Team ein passendes Tool.

Heute finden die Mitarbeitenden das gebündelte Wissen zu allen Servicevorgängen in einer Oberfläche. Zuvor waren sie gezwungen, sich die nötigen Informationen aus fünf verschiedenen Anwendungen selbst zusammenzusuchen. Dies war umständlich und kostete viel Zeit und Nerven. Jetzt liegt das Wissen verschlankt, gebündelt, übersichtlich strukturiert und immer aktuell in SmartStash. Dazu gehören, neben den klassischen Wissensartikeln, FAQ, News, Listen und Kalender. Auch Mitteilungen, Anweisungen und Kundenanfragen werden direkt über SmartStash gesteuert und können ohne den Umweg über das E-Mailpostfach schnell bearbeitet und dokumentiert werden. SmartStash bietet darüber hinaus zahlreiche Funktionen, die impacx das Informations- und Wissensmanagement erleichtern. Lesebestätigungen garantieren, dass entsprechend eingestufte Inhalte wirklich von den Mitarbeitenden wahrgenommen werden. Über Kommentarfunktionen und Likes können Mitarbeitende direktes Feedback zu den einzelnen Wissensartikeln geben, worüber sich besonders die Redakteurinnen und Redakteure bei impacx freuen.

Vor der Einführung eines neuen Wissensmanagement-Tools, so berichtet Sabrina, wurden u.a. die Wünsche und Anforderungen der Anwendenden eingeholt. Denn schließlich sind sie es, die jeden Tag mit der Oberfläche arbeiten. David Hosni, Modern Work Consultant bei Fellowmind erinnert sich noch gut, dass impacx bereits gut vorbereitet und mit sehr konkreten Anforderungen auf ihn zukam. Teilweise gab es auch für Fellowmind einige Herausforderungen, SmartStash auf die Bedürfnisse impacx weiter anzupassen.

Heute, ein Jahr nach der Einführung, profitieren die Mitarbeitenden von den vielen Vorteilen. Neben einer erhöhten Übersichtlichkeit, wurde vor allem die Wissenspflege und das gesamte Informationsmanagement vereinfacht. Selbst Kunden von impacx können auf das System zugreifen und Informationen einstellen. Zudem gibt Sabrina im Podcast einige persönliche Tipps, worauf Ihr bei einem Wissensmanagement-Projekt achten solltet. Hört einfach rein, es lohnt sich!

Dieses mal freuen wir uns wieder über einen Gast in unserer Reihe "The Queens Stash". Sylvia Steenken, Geschäftsführerin der Beratungsagentur FranchiseForYou unterstützt mittlerweile Franchise-Systeme auch bei der Digitalisierung ihrer Kommunikation und Prozesse. Da kommen wir von Fellowmind mit unserem Wissensmanagement-Tool SmartStash ins Spiel, das direkt auf Microsoft 365 SharePoint Online aufbaut.

Gemeinsam sprechen wir darüber, wann sich welche Digitalisierungsstrategie lohnt. Schließlich haben Franchise-Systeme sehr unterschiedliche Anforderungen. Angepasst an diese kann die Kommunikation und Wissensverteilung über Rollen- und Rechte-Konzepte je nach Konzept sehr zielgerichtet gesteuert werden. Besonders die Informationspflicht und das Nachhalten von gelesenen Informationen über Lesebestätigung sowie die zielgerichtete Wissensverteilung bzw. Geheimhaltung bestimmter Informationen und Rahmenbedingungen sollte jederzeit gewährleitet und rechtlich nachweisbar möglich sein.

Zudem sprechen wir darüber, welche Vorteile ein digitales Franchise-Handbuch hat. Denn heute können Konzept-Inhalte direkt in Microsoft 365 neben Text auch über Videos, Dokumentenablagen, Downloads, Checklisten, Gamification und Learning-Tools vermittelt werden. Besonders die Unterstützung von künstlicher Intelligenz beim Erstellen von Inhalten oder bei Übersetzungen in allen Sprachen, sogar in Videos, bieten viele Vorteile.

Neben gut strukturiertem Wissensmanagement ist die schelle und auf Wunsch zeitlich begrenzte Informationsvermittlung ebenfalls sehr hilfreich. So können beispielsweise Saison-Angebote für Gastronomie-Konzepte oder der Download von Werbematerialien aus dem Intranet heraus gelenkt werden.

Hört einfach rein und erfahrt, welche Vorteile sich Franchise-Konzepte durch digitale Kommunikation und für das Prozessmanagement sichern können.