Una procedura non è solo un documento; è la spina dorsale operativa di un sistema di gestione della qualità (SGQ). Una procedura ben strutturata assicura che le attività critiche vengano eseguite in modo coerente, indipendentemente da chi le esegue. Questa lezione esplora la struttura standardizzata e le migliori pratiche per la stesura di procedure chiare, univoche e conformi agli standard (come ISO 9001).

1. La Struttura Fondamentale di una Procedura

Una procedura documentata efficace segue generalmente una struttura logica e sequenziale per facilitare la comprensione e l'applicazione. Gli elementi chiave includono:

1.1 Intestazione (Header)

Questa sezione fornisce l'identificazione univoca del documento. Deve includere:

Titolo: Nome chiaro e conciso della procedura (es., "Procedura per la Gestione dei Reclami dei Clienti").

Codice/Riferimento: Un codice alfanumerico univoco per il controllo dei documenti (es., QM-PR-005).

Revisione e Data: Indica la versione corrente del documento e la data della sua ultima approvazione.

Applicabilità: Specifica a quali reparti, processi o sedi si applica la procedura.

Approvazione: Firme o riferimenti ai responsabili che hanno approvato e rilasciato il documento.

1.2 Scopo (Purpose)

Breve dichiarazione che spiega perché la procedura esiste e quale obiettivo di qualità o conformità mira a raggiungere. Deve essere collegato direttamente agli obiettivi aziendali o ai requisiti normativi.